1. OBJETIVO:
La presente política contiene las directrices necesarias para garantizar la protección del derecho fundamental de protección de datos personales de acuerdo con los lineamientos definidos por la ley 1581 de 17 de octubre de 2012 “ Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de junio de 2013, y sus decretos reglamentarios; al igual que circulares y guías emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. ALCANCE:
Esta política contiene los principios, conceptos, derechos, canales, compromisos de la Organización, y en general los elementos necesarios para el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares. La presente política debe ser aplicada por todos los funcionarios e involucrados en los procesos que se llevan a cabo. Asimismo, aplica a nuestros aliados comerciales, proveedores y contratistas que en desarrollo de su labor tengan acceso a datos personales de titulares.
3. DEFINICIONES:
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia y con el objetivo que los destinatarios del presente documento tengan claridad sobre los términos empleados, a continuación, se establecen las siguientes definiciones.
Aviso de Privacidad:
Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por la ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA que ha sido puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
Base de Datos:
Consisten en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos. Las Bases de Datos de propiedad de la ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA, se detallan más adelante en estas mismas políticas.
Dato Personal:
Según la ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser: Públicos, Semiprivados, Privados y dentro de estos últimos pueden existir datos sensibles.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento:
Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realicen la ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA o los Encargados del Tratamiento por cuenta de la empresa tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia:
Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.
Transmisión:
Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de la ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA.
4. FINALIDAD Y TRATAMIENTOS DE LOS DATOS PERSONALES Dentro de la actividad desarrollada por la ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA se mantendrán los Tratamientos de datos personales de CLIENTES Y/O ASOCIADOS, PROVEEDORES, EMPLEADOS, EXEMPLEADOS, dentro de las siguientes finalidades:
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a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes y/o asociados, proveedores, empleados y ex empleados, incluido el pago de obligaciones contractuales;
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b) Proveer los servicios requeridos por sus usuarios;
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c) Informar sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos;
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d) Evaluar la calidad del servicio;
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e) Registrar la información del CLIENTE Y/O ASOCIADO en las bases de datos de la ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA.
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f) Envío de comunicaciones sobre información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, adelantados por la ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA y/o por terceras personas;
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g) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de la ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA, ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados;
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h) Soportar procesos de auditoría interna o, externa.
PROVEEDORES, EMPLEADOS Y EXEMPLEADOS: Ejecutar la relación contractual existente y las obligaciones de ley. Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales, comunicación de nuestras políticas. Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores de la ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA, cumplimiento legal en materia fiscal, tributaria, contable, administrativa y comercial con entidades administrativas y judiciales. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios Control y pagos por los bienes y servicios recibidos. Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores. Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades. Ejecutar todas las actividades derivadas de la relación laboral.
Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas.
Categorías especiales:
En el Tratamiento de datos personales sensibles de los titulares se dará cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 y normas reglamentarias. Es voluntario por parte de los titulares responder preguntas sobre datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes (carácter facultativo). En caso de tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, para el tratamiento se tendrá en cuenta su interés prevalente, el derecho a ser escuchados y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.
LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA en calidad de ENCARGADA al realizar algún tratamiento por cuenta y a nombre de un responsable, dará cumplimiento a los deberes establecidos en la ley 1581 de 2012, normas reglamentarias y a la política establecida por parte de ese responsable, en todo caso garantizará la protección del derecho fundamental de protección de datos personales de los titulares.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:
Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA, como mencionan la Ley y sus decretos tienen los siguientes derechos:
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a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
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b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
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c) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA, o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud;
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d) Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA y de acuerdo con el procedimiento señalado en la presente Política.
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e) Acceder en forma gratuita, al menos, una vez al mes a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS
LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será el área contable (Contador), como el área que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitud que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
Los datos para el ejercicio de los derechos son: Datos de contacto: Ángela Johanna Nava Casas, Dirección: Cll 93 # 19 B - 66 Oficina 402 Bogotá. Teléfono: (571) 7908123 e-mail: contabilidad@holstein.com.co
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas
1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
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2. Si por alguna circunstancia LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA, recibe un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
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3. Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
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4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares: La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA, señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:
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1) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
5) LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.
Supresión de Datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA.
7. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA:
En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la presente política de tratamiento referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización serán comunicadas al Titular de manera eficiente antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.
8. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación. La vigencia de las bases de datos dependerá de las finalidades del tratamiento establecidas en la presente política, de las normas especiales que regulen la materia y se mantendrán vigentes durante el tiempo en que LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA, ejerza las actividades propias de su objeto social.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o asociados y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la Asociación.
Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o asociados y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento.
Cuando los términos de las políticas de privacidad de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la Asociación y los titulares.
9. AVISO DE PRIVACIDAD
En los casos que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA informará por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas. El aviso de privacidad estará disponible en la página web: www.holstein.com.co
10. MECANISMOS POR LOS CUALES LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA INFORMARÁ SOBRE CUALQUIER CAMBIO SUSTANCIAL A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL O AL AVISO DE PRIVACIDAD
LA ASOCIACIÓN HOLSTEIN DE COLOMBIA informará, antes de o a más tardar al momento de implementar cualquier cambio sustancial sobre la Política de Tratamiento de la Información Personal y/o el Aviso de Privacidad, por medio de la página web www.holstein.com.co